Facture électronique et mentions obligatoires d’une facture

 

IMPORTANT :

Ce qui change

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France de recevoir et d’émettre des factures électroniques s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026, selon le calendrier fixé par la loi de finances pour 2024.

 

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

 

Quatre nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures émises aux dates prévues :

• le numéro SIREN du client,
• l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation du client,
• l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations,
• l’option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant.

 

Factures électroniques : comment ça fonctionne ?

La facture peut être émise par voie électronique, sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas, le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 généralise la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France.

 

Le déploiement sera progressif :

A partir du 1^er septembre 2026 :

• Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées,
• Obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI),

A partir du 1^er septembre 2027 :

• Obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME), et les micro-entreprises d’émettre des factures dématérialisées.

 

Un ensemble d’outils à destination des entreprises

Plus de 70 plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont déjà été immatriculées sous réserve par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Ces plateformes seront habilitées à assurer toutes les fonctionnalités en matière de facturation électronique : émission et transmission des factures électroniques à destination du client, transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration.

 

Les entreprises peuvent consulter la liste de ces PDP depuis l’espace partenaires sur impots.gouv.fr.

 

Le projet sera poursuivi en privilégiant la construction d’un annuaire des destinataires, indispensable aux échanges entre les plateformes, et d’un concentrateur des données permettant leur transmission à l’administration fiscale.

 

Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?

 Une facture est une note détaillée des prestations services réalisées ou des marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :

• être rédigée en langue française
• être établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client
• comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.

 

A Noter

Factures dans une monnaie et langue étrangère

Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :

• facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise se fasse en euros
• rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l’administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

·        La date de la facture

La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.

·        Le numéro de la facture

Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans rupture, une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice de l’activité le justifient.

·        La date de la vente ou de la prestation de service

Il s’agit de la date à laquelle est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.

·        L’identité du vendeur ou du prestataire de services

Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :

• la dénomination sociale(ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
• l’adresse du siège social et l’adresse de facturation(si différente)
• le numéro de Sirenou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).

·        L’identité de l’acheteur ou du client

Les informations suivantes se doivent d’être présentes sur la facture :

• la dénomination sociale(ou nom pour un particulier)
• l’adresse du client(sauf opposition pour un particulier)
• l’adresse de livraison
• l’adresse de facturation si différente.

·        Le numéro du bon de commande

Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été préalablement émis par l’acheteur.

·        Le numéro d’identification à la TVA

Doit apparaitre ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).

Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.

·        La désignation et le décompte des produits et services rendus

La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations.

De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaitre.

·        Le prix catalogue

Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.

·        Le taux de TVA légalement applicable

Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.

·        L’éventuelle réduction de prix

Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.

·        La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.

·        L’adresse de facturation

L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l’entreprise.

·        Les informations sur le paiement

Doivent obligatoirement figurer :

• la date à laquelle le paiement doit intervenirou le délai de paiement
• les conditions d’escompteen cas de paiement anticipé
• les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).

·        L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens

Depuis le 1^er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.

 

Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.

Factures : quelles sont les mentions particulières ?

D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

• Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée

Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

• Le vendeur a un régime de franchise de TVA

Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

• La livraison facturée est une livraison intracommunautaire exonérée de TVA, c’est-à-dire que la marchandise est livrée depuis la France à destination d’un autre Etat membre de l’Union européenne

Ajouter la mention « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI »

• La prestation facturée est une prestation pour laquelle le preneur est le redevable de la TVA

Ajouter la mention « Autoliquidation de la TVA par le preneur »

• Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)

Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».

• Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire

Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.

Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :

• une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder 25% du montant total de la facture.
• une amende administrative, en cas de manquement à l’obligation de facturation, de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

Factures : quels sont les délais de conservation ?

Les factures doivent être conservées pendant dix ans, en leur qualité de pièces comptables.

Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.