Contrôle Urssaf : quelles sont les différentes étapes ?

Les opérations de contrôle Urssaf visent à vérifier le paiement correct des cotisations sociales. Elles sont nécessaires « en vue d’assurer la juste contribution au financement de la protection sociale et la plénitude des droits sociaux », souligne l’Urssaf dans la nouvelle version de la Charte du cotisant contrôlée, publiée au Journal officiel du 6 février 2024.

En 2022, 105 000 contrôles et actions de prévention ont été effectués par le réseau des Urssaf, dont 79 000 contrôles au sens strict. Dans 7 cas sur 10, ces contrôles ont donné lieu à des régularisations : 513 millions d’euros de redressements au profit de l’Urssaf et 124 millions d’euros de restitutions au profit des entreprises. Voici comment se déroule un contrôle.

Réception de l’avis de contrôle

Le contrôle Urssaf débute par l’envoi d’un avis, transmis au minimum 30 jours avant la date du début effectif des opérations de contrôle. Cet avis précise que l’entreprise peut être assistée par un conseil de son choix, tel que son expert comptable. A noter que les opérations de lutte contre le travail dissimulé, qui ont occasionné 1,17 milliard d’euros de redressements en 2023, ne sont pas précédées d’un avis préalable.

L’avis de contrôle mentionne une liste non exhaustive de documents et d’informations nécessaires aux opérations de contrôle (dossiers du personnel, contrats de travail, bilans comptables, fichier des écritures comptables, liasses fiscales, avis d’imposition, factures des sous-traitants, etc.). L’Urssaf conseille d’anticiper leur préparation, le contrôle portant sur trois années civiles (cinq ans en cas de travail illégal).

Déroulement du contrôle

Il existe deux types de contrôles : le contrôle sur place, qui se déroule dans les locaux de l’entreprise, et le contrôle sur pièces, qui se déroule dans les locaux de l’Urssaf (généralement pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants).

Le contrôle sur place commence par une première visite où l’inspecteur explique la démarche et les étapes du contrôle. Il procède ensuite à la vérification des déclarations transmises à l’Urssaf sur la base des documents demandés pour le contrôle.

Au terme des vérifications, l’inspecteur propose un entretien de fin des investigations pour présenter ses constats et les suites éventuelles du contrôle. Cet échange peut être « l’occasion de discuter des difficultés rencontrées dans l’application des textes ou lors de l’établissement des déclarations », précise l’Urssaf.

La lettre d’observations

Les opérations de contrôle se clôturent formellement par l’envoi d’une lettre d’observations. Il s’écoule au minimum un à deux mois entre le début du contrôle et la date d’envoi de cette lettre, sachant que cette durée ne peut pas être supérieure à trois mois dans le cas des entreprises de moins de 20 salariés et des travailleurs indépendants.

La lettre peut faire état d’une bonne application de la législation, lister des observations pour l’avenir ou mentionner des régularisations de cotisations et/ou de contributions en faveur de l’entreprise ou en faveur de l’Urssaf. En 2022, les exonérations de cotisations sociales et les rémunérations non soumises à cotisations étaient les deux principales thématiques de régularisation.

Procédure contradictoire

La lettre d’observations ouvre une période contradictoire au cours de laquelle l’entreprise peut manifester son éventuel désaccord et apporter des éléments complémentaires. Cette période dure 30 jours et peut être prolongée de 30 jours à la demande de l’entreprise, sauf dans les cas d’abus de droit et de travail illégal.

À la fin de la période contradictoire, l’entreprise reçoit :

• en cas d’observations pour l’avenir : une confirmation d’observations.
• en cas de redressement : une mise en demeure précisant le montant des sommes dues, qui doivent être réglées dans les 30 jours. Des majorations de redressement ou de retard peuvent s’appliquer.
• en cas de restitution : une notification de crédit précisant le montant des sommes qui seront remboursées dans un délai maximum d’un mois.

Contestation de la décision

Il est possible de contester tout ou partie d’un redressement ou des observations pour l’avenir en saisissant la commission de recours amiable (CRA) de l’Urssaf ou de la Caisse générale de sécurité sociale (CGSS) dans les deux mois suivant la décision. Cette procédure est gratuite.

À réception de la décision de la CRA, l’entreprise dispose encore de deux mois pour la contester devant le tribunal judiciaire, sans quoi elle deviendra définitive. En l’absence de réponse de la CRA dans un délai de deux mois, il est également possible de saisir le tribunal judiciaire.